Strategi Percepatan Waktu Pelaksanaan Proyek Konstruksi

Proyek konstruksi merupakan proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi. Proyek konstruksi terdiri atas banyak pekerjaan yang saling terkait. Proyek ini sering mengalami keterlambatan karena kompleksitasnya sendiri. Tulisan ini adalah bagian awal dari serangkaian tulisan yang akan membahas mengenai strategi percepatan pada proyek konstruksi.

Begitu banyaknya item pekerjaan yang ada pada proyek konstruksi tentu menuntut perencanaan yang detil terhadap schedule pelaksanaan. Hubungan antar pekerjaan, volume dan spesifikasi pekerjaan, metode pelaksanaan serta aspek yang lain harus betul-betul diperhatikan. Terutama keterkaitan antar pekerjaan, sangat menentukan dalam mendapatkan strategi yang tepat dalam melakukan percepatan.

Dikarenakan banyaknya item pekerjaan yang harus dilakukan, hal ini berarti pula akan melibatkan cukup banyak vendor dan tenaga kerja. Akhirnya dituntut pengelolaan tenaga kerja yang memadai dalam rangka mencapai target waktu pelaksanaan.

Waktu Pelaksanaan Proyek Konstruksi

Pada hampir seluruh proyek konstruksi, seringkali ditarget dengan masa pelaksanaan yang sangat singkat. Bahkan sering dikatakan “mustahil” untuk dapat diselesaikan. Pada proyek pemerintah dimana masa mulai proyek yang umum adalah setelah bulan Juni. Hal ini disebabkan masalah birokrasi. Sering dijumpai proyek konstruksi yang harus mengimport alat atau material dari luar negri (Lift, AC, Pompa, Panel, dll) ditarget pelaksanaannya hanya selama 4 bulan dimana waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan material yang diimport sendiri membutuhkan waktu yang sama, sehingga seringkali kontraktor tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan proses procurement yang memadai.

Penyebab Umum Keterlambatan Proyek Konstruksi

Sebelum membahas mengenai strategi percepatan proyek konstruksi yang terlambat, perlu diidentifikasi mengenai faktor penyebab keterlambatan proyek ini. Dalam tulisan sebelumnya, telah diberikan 25 faktor keterlambatan proyek. Daftar tersebut dapat dipakai dalam mengidentifikasi penyebab yang berkontribusi terhadap keterlambatan proyek konstruksi. Daftar 25 faktor penyebab keterlambatan proyek yang terdapat pada tulisan sebelumnya adalah faktor yang bersifat umum untuk semua jenis proyek.

Strategi Percepatan Proyek Konstruksi

Strategi paling tepat dalam mengantisipasi keterlambatan proyek konstruksi adalah dengan membuat Risk Management yang berdampak atas waktu pelaksanaan. Bagian penting atas risk management tersebut adalah adanya risk response dan tentu monitoringnya.

Pada proyek yang sudah terlanjur mengalami keterlambatan artinya risiko yang berdampak atas waktu pelaksanaan telah terjadi. Risiko yang terjadi adalah problem. Ini terjadi karena kurang memadainya risk management yang dibuat.

Strategi percepatan proyek identik dengan risk respons dalam risk management. Hanya saja pada risiko yang telah terjadi. Strategi diterapkan berdasarkan prioritas jika faktor yang menyebabkan keterlambatan proyek jumlahnya cukup banyak. Dengan melihat karakteristik khusus proyek konstruksi dan faktor yang menyebabkan keterlambatan proyek, berdasarkan pengalaman diusulkan rekomendasi strategi dalam melakukan percepatan proyek konstruksi, yaitu:

A. Manajerial

1.            Dalam situasi krisis terhadap waktu, Jalur kritis harus dikomunikasikan dan disepakati oleh Tim proyek.

2.            Menjaga kedisiplinan Tim proyek. Kedisiplinan akan mempengaruhi suasana kerja di proyek.

3.            Melakukan rapat harian yang membahas segala hal terkait usaha untuk menjaga agar proyek dapat diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Rapat harian harus dihadiri oleh Pejabat proyek yang mampu mengambil keputusan atas suatu masalah. Jangan pernah mengulur pengambilan keputusan pada rapat harian saat proyek mengalami krisis. Rapat harian harus dihadiri oleh Tim proyek terkait, Mandor, dan wakil subkontraktor.

4.            Aktif menggali informasi mengenai potensi masalah kepada subkontraktor dan Mandor. Hal ini agar masalah yang berpotensi terjadi dapat diantisipasi lebih dini

5.            Melakukan update yang rutin atas jalur kritis (CPM). Semakin sering akan semakin baik. Dapat pula membuat simulasi-simulasi atas rencana-rencana proyek agar didapatkan strategi yang paling efisien dan efektif.

6.            Selalu memberikan motivasi yang terbaik kepada karyawan dan pekerja agar attitude dan mental kerja lebih baik.

8.            Menambah jam kerja dengan lembur.

9.            Menambah Personil proyek agar dapat meningkatkan pengawasan.

10.        Menjaga kualitas pekerjaan. Kualitas yang tidak baik menyebabkan pengulangan pekerjaan.

11.        Memastikan ketersediaan dana dan mengusahakan dana pendamping untuk hal-hal yang bersifat emergency.

12.        Membantu mempercepat proses penagihan termijn bagi subkontraktor

13.        Aktif berkomunikasi dengan Owner dan Pengawas pekerjaan mengenai strategi percepatan proyek. Usahakan untuk mendapatkan dukungan mereka.

14.        Memberikan reward atas tercapainya setiap tahapan milestone kepada tim proyek, subkontraktor dan kepada pekerja.

15.        Tim proyek harus fokus terhadap Safety. Kecelakaan akan membuat loss time.

16.        Cek silang. Teknik ini adalah dengan mendatangkan orang lain yang memahami tentang proyek konstruksi ke proyek yang mengalami keterlambatan. Adakalanya dikarenakan tekanan yang terus menerus, Tim proyek menjadi kurang sensitif terhadap terjadinya masalah keterlambatan proyek. Orang lain dapat personel manajemen atas atau tim proyek lain.

17.       Menempatkan personil khusus yang memonitor proses dan dokumen administrasi vendor. Sering kali pekerjaan di lapangan terhambat oleh masalah prosedur administrasi.

B. Scope atau Lingkup Pekerjaan

1.            Membuat checklist daftar sisa pekerjaan (Update WBS) dimana tingkat detil yang baik dan memadai. Daftar atau checklist ini akan sangat membantu dalam proses-proses berikutnya.

2.            Daftar sisa pekerjaan dengan melihat secara keseluruhan dokumen kontrak yaitu gambar, BQ, dan spesifikasi.

3.            Meminimalisir adanya perubahan lingkup dan pekerjaan tambah-kurang. Perubahan lingkup akan membuat pekerjaan semakin kompleks dan sulit dikelola. Perlu effort yang lebih besar dengan adanya perubahan lingkup.

C. Critical Path Method

1.            Membuat schedule sisa pekerjaan dimana target selesainya pekerjaan dibuat lebih maju untuk mengantisipasi kejadian yang tak terduga

2.            Membuat CPM berdasarkan update WBS yang cukup detil dan schedule sisa pelaksanaan agar dapat diidentifikasi item pekerjaan yang masuk dalam kategori pekerjaan kritis. CPM adalah alat yang paling powerfull dalam membantu percepatan pada saat situasi proyek kritis.

3.            Memprioritaskan pekerjaan yang masuk dalam jalur pekerjaan kritis agar pekerjaan kritis tersebut tidak delay dari yang direncanakan.

4.            Mengurangi sebanyak mungkin jumlah pekerjaan kritis yang terdapat dalam rangkaian jalur pekerjaan kritis (CPM). Contoh untuk teknik percepatan ini adalah pekerjaan finishing lantai (keramik) dikerjakan tanpa menunggu pekerjaan finishing plafond selesai.

5.            Menyebarkan suatu rangkaian pekerjaan kritis menjadi beberapa jalur pekerjaan kritis atau membuat jalur pekerjaan kritis yang semula berupa satu rangkaian seri menjadi beberapa rangkaian yang tersusun paralel. Teknik ini akan membuat total durasi akan semakin pendek. Biasanya dilakukan dengan membagi suatu pekerjaan dalam zone yang lebih kecil yang berdiri sendiri

6.            Menggabungkan dua atau lebih pekerjaan yang berada di jalur kritis menjadi hanya 1 pekerjaan kritis. Misal dari teknik ini adalah dengan mengganti bekisting pelat lantai dan tulangannya dengan material span deck.

7.            Mengurangi durasi pekerjaan yang berada pada jalur kritis sehingga total durasi pelaksanaan menjadi lebih singkat. Contoh dari teknik ini adalah dengan menambah resources.

8.            Mengurangi kuantitas pekerjaan yang masuk dalam jalur kritis sehingga kuantitas pekerjaan kritis menjadi lebih kecil. Contohnya adalah pada pekerjaan plafond yang umumnya dapat dikerjakan setelah pekerjaan instalasi M/E selesai. Padahal ruang atau area instalasi M/E hanya menggunakan sebagian area finishing plafond. Untuk area yang tidak berada pada jalur M/E, plafond tersebut dapat dikerjakan. Dapat juga dengan melaksanakan rangka pekerjaan plafond bersamaan dengan pekerjaan instalasi M/E. Pada saat pekerjaan instalasi M/E selesai, baru dilakukan penutupan plafond.

9.            Menentukan target milestone pekerjaan. Hal ini untuk mengurangi kompleksitas dalam pengendalian dan monitor waktu pelaksanaan proyek.

10.        Sesegera mungkin memulai suatu pekerjaan dimana lahan telah siap. Harus diingat bahwa jalur kritis dapat berpindah-pindah sesuai perkembangan di lapangan. Suatu pekerjaan yang tidak kritis, bisa saja menjadi kritis karena terlambat mulai dilaksanakan.

11.        Memastikan pekerjaan yang tidak berada di jalur kritis selesai sesuai target. Melesetnya realisasi waktu pelaksanaan suatu pekerjaan juga dapat mengubah jalur kritis. Pekerjaan yang terkait dengan pekerjaan yang terlambat bisa menjadi kritis.

D. Material dan Supplier

1.            Pengiriman material menggunakan transportasi udara. Ekspedisi yang menggunakan jalur laut sering terlambat karena faktor cuaca dan birokrasi. Ini menjadi satu-satunya cara apabila terjadi larangan berlayar karena cuaca sedang jelek

2.            Aktif memonitor proses pengiriman dengan meminta bukti manifest pengiriman material

3.            Melakukan pengecekan langsung lokasi material yang akan dikirim ke proyek. Ini untuk memastikan bahwa material dalam kondisi ready untuk dikirim.

4.            Jumlah supplier untuk suatu jenis material diusahakan lebih dari satu.

5.            Mengganti material import dengan material yang ready stock dengan spesifikasi yang setara.

6.            Mengganti material yang langka dengan material lain yang ready stock dengan tetap memperhatikan kualitas pekerjaan. Contoh pada saat terjadi kelangkaan semen, pekerjaan lantai kerja diganti dengan plastic sheet. Contoh lain adalah mengganti semen biasa PC dengan semen tipe PCC.

E. Alat

1.            Memastikan alat dirawat sesuai prosedur

2.            Mengganti alat yang tidak sesuai atau tidak cocok.

3.            Memastikan tersedianya suku cadang di proyek terutama pada elemen alat yang bersifat aus

4.            Menambah jumlah alat sehingga mencukupi kebutuhan pelaksanaan

5.            Mengganti alat yang memiliki kapasitas yang lebih besar

6.            Membuat sumber tenaga listrik cadangan. Kerusakan genset akan menghentikan hampir seluruh pekerjaan.

F. Subkontraktor

1.            Mengurangi lingkup pekerjaan subkontraktor yang bermasalah dan  menggantinya dengan subkontraktor yang terpercaya.

2.            Mengambil alih pekerjaan subkontraktor yang berpotensi terlambat.

3.            Jumlah subkontraktor pada suatu pekerjaan diusahakan lebih dari satu.

4.            Meminta setiap subkontraktor agar menempatkan wakilnya yang dapat memutuskan masalah.

5.            Aktif komunikasi via surat untuk masalah—masalah yang krusial

G. Tenaga Kerja

1.            Mengganti tenaga kerja yang kurang produktif dengan yang lebih produktif. Durasi pekerjaan proyek konstruksi sangat tergantung pada produktifitas tenaga kerja.

2.            Menambah jam kerja atau lembur. Lembur yang efektif adalah sampai dengan jam 24.00. Di atas jam tersebut biasanya produktifitas menurun.

3.            Aktif memantau kedisiplinan tenaga kerja. Waktu yang hilang atas ketidakdisiplinan tenaga kerja berdampak cukup besar.

4.            Memperhatikan kelayakan tempat tinggal pekerja. Tempat tinggal yang tidak sehat, akan menyebabkan tingginya angka pekerjaan yang sakit. Hal tersebut akan menambah loss time di proyek.

5.            Aktif berkomunikasi dengan pekerja mengenai kesulitan pelaksanaan dalam event meeting atau safety talk

6.            Memberikan training secara rutin kepada pekerjan agar keahlian pekerja meningkat sehingga akhirnya produktifitasnya bertambah.

7.            Menyediakan tempat istirahat pekerja pada lokasi yang sedekat mungkin dengan lokasi pekerjaan

8.            Meniadakan warung di dalam dan sekitar lokasi proyek. Adanya warung akan membuat waktu istirahat pekerja lebih panjang.

9.            Disarankan untuk mengkoordinir pengadaan makan pada saat istirahat pekerja. Ini akan memangkas waktu hilang yang menurunkan produktifitas.

10.        Tenaga kerja harus disebar pada area pekerjaan sedemikian masih tetap dapat dimonitor dengan baik. Jangan menyebarkan pekerja pada area yang terlalu luas sehingga menurunkan tingkat pengawasan

H. Design dan Metode Pelaksanaan

1.            Aktif menemukan metode pelaksanaan baru yang lebih efisien dan efektif daripada metode eksisting.

2.            Aktif mengevaluasi metode pelaksanaan yang ada sehingga didapatkan metode pelaksanaan yang paling efisien dan efektif.

3.            Melakukan review design sedemikian design yang baru memberikan waktu penyelesaian yang lebih singkat dengan tanpa mengabaikan kehandalan fungsi design.

4.            Membuat metode pelaksananaan sedemikian dapat meminimalisir dampak cuaca buruk. Misalnya mempercepat pekerjaan struktur agar pekerjaan finishing dapat segera dimulai. Contoh lain adalah menyediakan atap terpal sehingga pekerjaan dapat terus dilaksanakan walaupun terjadi hujan.

5.            Melakukan review design sehingga volume pekerjaan yang kritis berkurang

I. Kontrak

1.            Melakukan negosiasi ulang kontrak apabila penyebab keterlambatan adalah karena kontrak.

2.            Mencatat secara harian dan mendokumentasikan hal-hal yang menjadi penyebab keterlambatan serta menyampaikan dengan surat kepada Owner dimana hal-hal tersebut secara kontraktual dapat menjadi dasar perpanjangan waktu pelaksanaan proyek / addendum waktu.

3.            Kalaupun ada pekerjaan tambah dan kurang, harus didasarkan pada upaya melakukan percepatan. Usahakan pekerjaan tambah adalah pekerjaan yang tidak berada di jalur kritis dan memiliki durasi pekerjaan yang singkat. Demikian pula dengan pekerjaan kurang haruslah pekerjaan yang berada di jalur kritis dan memiliki durasi yang panjang dimana aspek fungsi konstruksi masih dapat dipertahankan.

J. Site

1.            Mengevaluasi site dan penataannya. Perhatian pada alur proses pekerjaan dan material. Site harus dievaluasi agar menghasilkan suatu design site yang menghasilkan alur proses yang efektif atau jalur alur sependek mungkin

2.            Mengidentifikasi adanya masalah pada site yang dapat menghalangi alur proses dan material. Contoh adalah jalan kerja harus memadai.

3.            Mengurangi genangan air akibat hujan. Genangan air berpotensial menghambat laju pergerakan alur proses pelaksanaan dan material.

4.            Lokasi site harus diupayakan dalam kondisi bersih dan rapi. Kondisi ini akan sangat membantu secara psikologis para pekerja yang bekerja di proyek.

5.            Memastikan akses masuk proyek sedemikian arus keluar masuk material tidak terhambat

Keterangan:

Berdasarkan pengalaman mengerjakan proyek konstruksi.

Bagian yang ditebalkan merupakan strategi yang sangat disarankan.